テレワーク コミュニケーション。 テレワーク疲れの原因はコミュニケーション不足?上手なストレス解消法 [ストレス] All About

テレワークによるコミュニケーション不足の深刻なデメリットと対策

テレワーク コミュニケーション

本連載のでは「テレワークでもモチベーションを維持するには」と題し、テレワークでのモチベーション低下の問題を取り上げました。 緊急事態宣言の発令によって在宅勤務への転換がこれまで以上に推奨される状況を踏まえて、本稿では引き続きテレワークに注目し、オフィスと異なる環境での効果的なコミュニケーションの取り方を提示します。 新型コロナウイルスの影響で最近テレワークを始めたという方の中には、オフィスでの仕事とは異なるコミュニケーションに関する悩みを抱えていらっしゃる方も多いのではないかと思います。 自宅にこもって誰と話すこともなく独りぼっちで作業するので孤独を感じてなんとなくうつっぽくなってしまうとか、オフィスで仕事をしていたときより心理的な疲労感が大きいとか、自分の所属する組織や仲間に対して距離を感じ、気がついたら転職サイトを眺めているなど、心当たりのある方もいるのではないでしょうか。 離れているからこそ意識的にコミュニケーションを オフィスで働いていたときには上司や同僚、部下から度々話しかけられて、その都度業務を中断させられてウンザリしていたという方でも、いざテレワークになると誰にも話しかけられず、独りポツンと仕事をしていると気が滅入ってくるということはありませんか。 もしかすると上司や同僚、部下も同じように感じているかもしれません。 人と人のコミュニケーションの意義の一つに「相手の存在を認めてあげて、それを伝えること」があります。 「おはよう」というただの挨拶でも、相手には「自分のことを気にかけてくれているのだな」と伝わります。 ところがテレワークになると、このような何気ない挨拶すらかけてくれる人がいなくなってしまいます。 また、職種にもよりますが終日誰ともやり取りすることがないまま終業時刻を迎えてしまうこともありえます。 このように誰からも自分の存在を認識してもらえないと感じる時間が長くなってくると、次第に活力が失われていくのは必然です。 そして上司や同僚、部下もまた同じような状況に陥ってしまう恐れがあります。 こうした事態を回避するために、仕事仲間とは意識して頻繁にコミュニケーションを取ることをお勧めします。 そしてその中で、「いつも迅速に報告してくれて助かるよ」とか「お客様からの問い合わせに丁寧に応対しているね」などと、相手のことをしっかりと気にかけていることがわかるような声かけをするとよいでしょう。 ただし、「同期の他のやつよりうまくやってるじゃないか」という他者との比較や、「もっと頑張れよ! 」という激励、「目標到達したのか、えらい! 」というような評価などは効果を半減させてしまうのでお勧めしません。 この中で「評価」についてはわかりにくいかもしれないので捕捉しますが、これは「評価する側」と「評価される側」という位置づけを相手に印象付けてしまうので、受け手によっては素直に受け入れ難い場合があるということです。 評価ではなく相手のことをよく観察し、尊重し、事実を伝えることが大事です。 なお、激励の「もっと頑張れよ! 」は「頑張ってるね」と言い換えるだけで相手に伝わる印象は改善できますし、さらに「突然のテレワークへの移行に戸惑いもあるだろうが、こんな状況でも以前と変わらない質のアウトプットを出していて、よく頑張ってるね」などと、内容についての事実を含めて具体的に伝えると効果が増します。 効率を追求するからこそ雑談を含めよう 職場で働いていれば同僚とのやり取りの中でちょっとした冗談を言い合ったり、プライベートの悩みについて相談したりといった「雑談」は日々行われていることと思います。 雑談そのものは仕事と無関係なので効率性の観点から排除すべきものと思われそうですが、実はそうではありません。 雑談を通して、仕事に関する情報のやり取りだけではわからなかった相手の人となりを理解できたり、逆に自分のことを理解してもらうことができたりします。 また、あえてプライベートについて話すことで相手との距離感が縮まる効果も期待できます。 そのため、このような「たわいもない話」は度を過ぎれば業務遂行に支障をきたしますが、逆に不足すれば相手との信頼関係の醸成や維持に悪影響を及ぼす恐れがあります。 そして、テレワークという特殊な環境は相手との物理的な距離によってオフィスと比べて雑談をしにくい環境でもあります。 無論、急ぎの用件を伝えたいときなどの緊急時には雑談などしている場合ではありませんが、そうでなければ適度に雑談を交わすことをお勧めします。 わざわざ雑談のためだけに相手に連絡を取ると「サボりたがっている」と思われるのではないかと不安な方は業務連絡の際に一言、自分や相手の趣味や家族の話、世間話などの雑談を振ってみることで自然にきっかけを作って話を展開させることができるでしょう。 そして適度な雑談のやり取りによって相手との心理的な距離を近づけると共に、双方の気分のリフレッシュにもなるので自ずとその後の業務効率が高まることが期待できます。 もちろん、「雑談に夢中になっている間に気がついたら1時間も過ぎていた」というようなことがあっては本末転倒なので、雑談への時間のかけ方に留意すべきことは言うまでもありませんね。 チャットやメール文化だからこそ声を交わそう 最近では「手軽だから」ということでチャットやメールを中心としたコミュニケーションを取るという職場も多いようです。 そのような職場がテレワークに移行してもチャットやメールでのやり取りには支障がないので特に困らなそうですが、そこには落とし穴が存在するかもしれません。 仕事仲間が職場にいれば、仕事上のやり取りなどを主にチャットやメールで行っていたとしても、実際に顔を合わせることによってお互いの表情や声、しぐさなど、多くの非言語情報を読み取っているものです。 しかしながら、テレワークになってもチャットやメールなどのテキスト情報だけのやり取りを続けてしまうと、その土台とすべき非言語情報のやり取りが失われてしまうことによってコミュニケーションの歪みが生まれてしまう恐れがあります。 このような状況が長く続くとお互いに相手の真意がわかりづらくなってしまい、「あの人の反応は冷たい」とか「感謝が伝わりにくい」とか「以前は仕事を率先してやってくれていたのに今は渋々引き受けているように見える」といった感情面での不平不満が募ってくる原因になりかねません。 例えば部下にチャットで仕事を依頼したときに「わかりました、やります。 」という短い文言が返ってきたら、人によっては「やる気がないのかな」と感じたり、「他の仕事で切迫していて余裕がないのかな」などと感じるかもしれません。 しかしその文面の情報からだけでは確認が難しいですし、返事をした部下の立場に立つと、上司がそのように感じているとは知る由もありません。 これでは相互不信に陥ってしまうのも時間の問題でしょう。 こうした事態を防ぐには、チャットやメールでのやり取りに加えて電話やビデオ通話、Web会議システムなどを用いたコミュニケーションを意識的に行うことが有効と考えられます。 これらを併用して声や表情、ジェスチャーなどの非言語情報を相互にやり取りすることでテキスト情報だけでは伝わりにくい感情の把握がスムーズになり、コミュニケーションの円滑化が期待できます。 なお、これらのツールによるコミュニケーションは一度に長時間行うより、短時間でも良いので多めに行う方がコミュニケーションロスを回避するためにも有効だと考えられます。 これから約1カ月間、テレワークが続くという職場も多いでしょう。 オフィスとは違う仕事仲間とのコミュニケーションに戸惑っている方、やりにくいと感じている方にとって本稿の内容が少しでもお役に立てば本望です。 筆者プロフィール: 相原秀哉 あいはら ひでや 慶應義塾大学大学院修了後、IBMビジネスコンサルティングサービス 現日本IBM 入社。 グローバルスタンダードの業務改革手法、Lean Six Sigmaを活用したコンサルティングを得意とし、2012年に日本IBMで初めて同手法の伝道師 "Lean Master"に 認定される。 その後、幅広い組織や個人の生産性向上に寄与するべく独立。 生産性向上による働き方改革コンサルティングや、コンサルティングスキルを実践形式で学べるビジネスブートキャンプを手掛ける。 予めご了承ください。 連載一覧 第46回 第45回 第44回 第43回 第42回.

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テレワーク/「コミュニケーションが難しい」45.9%、電話対応などに課題

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Contents• テレワークにおけるコミュニケーションの4つの課題 テレワーク導入に際し、企業が直面するコミュニケーションの課題を4つ紹介します。 ICTツールを使いこなす必要がある オフィス勤務の場合、緊急の打ち合わせが必要になっても、社員が仕事の手を止めて会議室等に集まることは簡単です。 しかし、テレワークを導入することで、自宅勤務の社員とオフィスの社員が緊急に打ち合わせの必要があった場合、どうしてもテレビ・Web会議ツールやチャットツールを通さなければならなくなります。 ICTツールを活用するためには、前提として社内外のネットワークやインフラ、セキュリティーの部分を整備しなければならず、導入後は社員がある程度使いこなせる必要があります。 ツールに慣れている会社であれば問題ないかも知れませんが、普段からツールを使い慣れていない社員が多い会社では、「遠隔会議では議題が進まない」など、テレワーク導入を見送る理由にもなりかねません。 コミュニケーションのリズムが変わる テレワーク導入について、未導入の企業では経営者・従業員ともに会話不足などの社内コミュニケーションが減ることを不安視する声が上がっています。 オフィスで仕事をする場合、上司や部下、同僚と仕事上のコミュニケーションを取るときは、すぐに相手のデスクに行ったり、会議室に招集したりすることができます。 一方、テレワークで自宅勤務をしている社員とコミュニケーションを取る場合、メールやチャット等で代用することになります。 コミュニケーション・ロスを解消するためには、これらコミュニケーションツールの使い分けが鍵となるでしょう。 しかし、社内であればすぐに反応が返ってくる会話も、メールやチャットではすぐに返信が返ってくるとも限らず、不便さもあってコミュニケーションがおろそかになりがちです。 コミュニケーションにおいて情報量が減る テレワークを導入したものの、顔が見えない、情報共有が不十分といった課題が残っているゆえに、テレワーク社員との意思疎通が上手く行かないという会社は少なくありません。 普段はオフィスでできていた会話がメールやチャットに変わり、短文をやり取りすることはできても、返信のタイムラグなどもあって会話と同等の情報共有には限界があります。 テレワーク社員とリアルタイムで情報共有を行いたい場合は、テレビ・Web会議ツールやビデオ通話などを活用して、画面の向こう側に相手がいると実感できるコミュニケーションを図ることも重要です。 テレワーカーが孤独を感じる テレワーク導入により、テレワーカー(特に在宅勤務者)となった社員の多くが、孤独を感じる傾向にあると言われています。 オフィスで働く社員とのコミュニケーションが減るだけではなく、在宅勤務という環境で外出も控えめ、自宅にこもりがちになるからです。 話し相手のいない自宅で働かなければならないということで、孤独感をおそれてテレワークで働くことに前向きになれない社員も少なくありません。 テレワーク導入を検討する際は、在宅勤務者が孤独を感じないように、こまめにリモート会議をしたり、電話で心配事や不安を聞いてあげたりして、密なコミュニケーションを取ることも重要です。 コミュニケーション不足はチーム力を低下させる オフィスの社員、在宅勤務の社員のコミュニケーション不足は、チームや部署の生産性を低下することにつながります。 コミュニケーション不足はテレワークにおける大きな問題であり、決して軽んじてはなりません。 コミュニケーションの機会が少ない、あるいはコミュニケーションがうまくいっていない組織や職場では、相互の信頼を得ることは難しいと容易に想像できます。 テレワーク導入で生産性の向上、業務の効率化を図ったものの、コミュニケーション不足でチーム力が低下していては、元も子もありません。 コミュニケーション不足は、組織として考えなければいけない優先課題として取り組みましょう。 まとめ テレワーク導入に際し、検討・解消すべきコミュニケーションの4つの課題を紹介しました。 在宅勤務の社員が増えることで、より社内外のコミュニケーションの必要性が増すということがご理解いただけたでしょうか。 テレワークを推進するための環境整備や社内規定の策定も重要ですが、同時にコミュニケーション不足の予防策も講じていきましょう。

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テレワークにおけるコミュニケーションの「2つの落とし穴」と「10のコツ」

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PR セキュアなWeb会議の実現や、テレワークで不足しがちなコミュニケーションを活性化できるクラウドサービス群「Cisco Webex」を提供しているシスコシステムズは4月17日に「シスコ テレワーク EXPO」と称して、「セキュアで快適なテレワーク」をテーマにしたバーチャルイベントを開催した。 全13回のセミナーでは、多くの企業が新型コロナウイルス感染拡大の影響を受けて緊急的にテレワークを導入したことで直面している課題などが明らかになった。 本記事では、テレワークEXPOで開催したセミナーのうち、おもに「生産性高く、健やかにテレワークを 行うためのヒント〜会社・管理職・社員それぞれの観点から〜」「Cisco Japanの働き方改革の取り組み -制度・文化・テクノロジー三位一体の改革-」「会議も研修も授業もオンライン化できる!オンラインコミュニケーションを実現するCisco Webex」の3つを取り上げ、緊急事態でも「セキュアで快適なテレワーク」を実現するための情報をお届けする。 「セキュアで快適なテレワーク」をテーマに、Web上で全13回のセミナーを実施 突然の在宅勤務、多くの企業が困っていることは? 「生産性高く、健やかにテレワークを 行うためのヒント〜会社・管理職・社員それぞれの観点から〜」では、テレワークの導入によって多くの企業が困っているポイントとして5点が挙げられた。 まず1つが、「職務内容」だ。 当然ながら、職務内容によっては、テレワークに向いていない、あるいはそもそもテレワークでは不可能な業務もある。 最近では、「契約業務」として、押印するために出社する人の姿がニュース番組で流れると、大きな話題を呼んだ。 印鑑だけでなく、普段から書類をデジタル化していない職場などでは、必要な書類のためだけに出社しないといけないケースも出てくるだろう。 2つ目が、「執務環境」だ。 海外と比較すると、都市に人口が集中しがちな日本の住宅環境は、テレワークに適していない傾向にある。 書斎などが自宅にない場合は、居間で仕事をせざるを得ない人もいるだろう。 個々人によって異なるが、人によっては家族がいると集中しにくいケースもありそうだ。 また、緊急事態宣言により学校や保育園が休校・休園して子どもが行けなくなった家庭では、子どもの相手をしつつ仕事をする必要がある。 そうなると、これまでの「1日7時間」のような形で働くことにも無理が生じてくる。 加えて、メンバーの仕事ぶりを物理的に見ることができないことで、労務管理に困っている、という声も多く挙がっているという。 具体的には、「サボり」や、反対に真面目過ぎるがゆえに際限なく働いてしまう「長時間労働」の2点が問題になっている。 さらに、「雑談」がなくなっていることも悪影響を及ぼしているという。 「非公式な会話から生まれるものは結構ある」とシスコシステムズの宮川愛業務執行役員人事部長は雑談に隠れたメリットを話す。 しかし、在宅勤務になることで突発的な雑談は減少する傾向にある。 そうなると、コミュニケーション不足という1つの問題が、業務の円滑な進行を阻害するなどの二次的被害を生み出してしまうこともあるのだ。 最後に、新型コロナという「未知の感染症」に対する不安感や孤独感をどう解消するかも、今回のテレワークで浮上した課題に挙がった。 多くの企業がいま、直面している課題 最初から「完璧な状態」を目指さないことが重要 これらの課題に対して、会社側、管理職側、そして従業員側それぞれがやるべきことはどういったことなのだろうか。 会社側がやるべきことは「発想の転換」だ。 新型コロナによる緊急時だからこそ、通常時とは異なった発想を心掛ける必要があるのだという。 具体的には、「完璧な状態」を最初から目指さないことが重要だと宮川氏は話す。 何か新しいことを始めようとすると、日本企業では「できない理由」を探しがちだ。 しかし、業務の存続すら危ぶまれる今の事態では、ひとまず「業務継続性」を最重要視して、「できない理由」を見つけるのではなく、「できること」から少しずつトライアンドエラーを繰り返して改良を重ねていくことが肝要となる。 こうした姿勢を、トップから積極的に発信していくことが求められる。 ふだんの業務フローを見直すとともに、通常時では認めていないような、インターネット環境やプリンタなどの購入に費用補助など、従業員の在宅勤務環境を構築する支援も必要となってくるだろう。 密なコミュニケーションを心掛けるのも重要 管理職、従業員にとって重要なものとして挙がったのが「コミュニケーション」だ。 みんながオフィスで一律に働く環境と異なり、子どもの世話や家事などをこなしつつ仕事する必要がある在宅勤務では、従業員それぞれによって環境は千差万別だ。 そこで、場合によっては、生活に合わせて早朝や夜に働けるよう柔軟な勤務時間帯を設定するなど、個々人のニーズに合わせた対応が重要になってくるのだという。 先にも述べたように、今の状況では全社で何よりも「業務継続性」を意識する必要があり、「従来の働きぶりを『100%』とすると、『30%』でもいいからしっかりと業務にコミットしてもらう仕組みが重要」(宮川氏)だからだ。 そのために、密なコミュニケーションが必要になってくる。 マネジャーは個々人の置かれた環境を理解し、その上で、全員が「フェア」になるような対応をとることを心掛けてみよう。 日常的にコミュニケーションをとれば、部下の進捗やスキルをリアルタイムに管理でき、サボりや長時間労働を防ぐこともできるだろう。 「仕事一辺倒」とならないように 従業員側は、上司や同僚とのコミュニケーション以外に、家族とのコミュニケーションを密にとることも必要だという。 1日中家にいるようになると、何をするにも「分かってくれているだろう」という考え方をしがちになり、意思疎通がなおざりになってしまう。 これが積み重なると、小さいすれ違いでもトラブルに発展することもある。 そして、家庭内でトラブルが起きれば業務にも悪影響を来たす。 こうした事態を未然に防ぐためにも、これまで以上に家庭内コミュニケーションの重要性は高まっている。 また、自分なりの「オン/オフ切り替え術」を見つけることも急務といえるだろう。 さまざまなメリットがある在宅勤務だが、意外と問題になっているのが「仕事をする時間」と「仕事をしない時間」の切り替えだ。 切り替えるためには、業務が終了したら仕事に関するものは見えないところに収納し、家の中にいても「仕事モード」と「オフ」を明確化するなどが有効だろう。 このように、在宅勤務では自分のスイッチを入れたり切ったりできるようなルーティンを作って守るようにすることが重要になることも強調された。 それぞれがやるべきこと 「テレワーク歴20年」のシスコシステムズはコミュニケーション不足をどう解消したか ここまで、緊急事態に際してテレワークを導入した企業においてさまざまな問題点が浮かび上がっていることが明らかにされた。 続く「Cisco Japanの働き方改革の取り組み -制度・文化・テクノロジー三位一体の改革-」の回では、「テレワーク歴20年」に及ぶシスコシステムズがどのようにコミュニケーション不足を解消したり、生産性を高めたりしているかの具体的事例が明かされた。 同社では、業務継続性の観点から2001年に在宅勤務制度を導入し、07年には制度の対象を拡大。 11年の東日本大震災では、通勤が困難な人も多かったことから2週間を全社リモート期間とし、この期間を通して「リモートでも普通に業務を回すことができる」という認識が社内で広がったのだという。 現在、「フレキシブルワーク規程」として、回数制限なく、上長との合意があれば人事部の承認が不要なテレワーク体制を構築している。 なお、新型コロナの影響を鑑み、同社では3月下旬からほぼ100%、テレワーク体制へ移行している。 シスコシステムズは「テレワーク歴」20年 18年には、Great Place to Work Institute Japanが毎年選出している「働きがいのある会社ランキング」で、従業員1000人以上の企業を対象にした「大企業部門」の1位にも輝いている同社は、企業文化の根底に「インクルージョン&ダイバーシティ」というテーマを置き、経営戦略にも組み込んでいる。 本回のスピーカーである田邊靖貴氏は「テレワークを進めるために必要なのは、柔軟な働き方を促進させるチームの存在」と話す。 チーム内外のコミュニケーションを活性化 そうしたチームを実現するために、同社では週1回〜月1回のペースで上司と部下の「1on1」を実施している。 業務内容やキャリアの話、またプライベートの話や「直近でやる気を感じたこととやる気をそがれたこと」まで、ざっくばらんに話し合う場として活用されているという。 さらに、人事評価の際には、個人の成果だけでなく、「チームや組織への貢献度」といった点も重視している。 所属するチーム外とのコミュニケーション活性化にも注力する。 同社で特に人気を博しているコミュニケーションに関する取り組みが、「Connected Recognition」だ。 これは人事評価の一環として、自身の所属するチームや組織の枠を超えたコラボレーションを推奨するもので、一定までの金額であれば上長の承認を必要とせず、コラボレーションを活性化した従業員に対して報奨金を送りあうことができる。 また、「テレワークやリモートが標準になると、オフィスが変わる」(田邊氏)という考えから、19年にはオフィスリノベーションを実施。 これにより、「業務・作業をする場」から「コミュニケーションを通してアイデアやイノベーションを生み出す場」へとオフィスが変貌した。 何かあった際でもオフィス外にいる人とすぐコミュニケーションをとれるように、予約不要な会議室を充実させ、Web会議をしやすいスペースを拡充するなどしている。 Web会議のセキュリティ問題、どう解決する? シスコシステムズが、Web会議で活用しているのが「Cisco Webex Meetings」だ。 Cisco Webex Meetingsは、シスコシステムズが提供しているクラウドサービスの一つで、いわゆる「Web会議ツール」。 Web上にバーチャルな会議室をつくり、社内外のどこからでも参加できる会議体制を構築できる。 PCからだけでなく、モバイル端末からも簡単に操作できるのが特徴だ。 設定された会議に参加する場合に必要な操作はURLをクリックするだけ。 単純な操作で済むので、社内の会議だけでなく、社外のメンバーが参加する際にも利用しやすい。 最近では新型コロナの影響を受け、バーチャルで授業やセミナーを行うケースも増えてきた。 Cisco Webex Meetingsは最大で1000人まで参加できるため、小規模な会議から大規模なものだけでなく、こうした授業やセミナーにも対応できるだろう。 録画機能も有しているため、オンタイムで参加できない人のオンデマンドニーズも満たすことができる。 さまざまな機能を有している 現在は、Cisco Webex Meetings以外にも多くのWeb会議ツールが世に出ている。 しかし、Web会議中に第三者が乱入してきて会議を荒らしてしまうケースや、IDやパスワードが流出してしまうケースも出てきている。 コミュニケーションを活発化させながら、どうセキュアな環境を維持するのかは、多くの情報システム担当者が悩んでいる課題の一つだろう。 Cisco Webex Meetingsであれば、セキュリティ面にも安心して利用できる。 シスコシステムズでは、海外法人なども合わせると、最近3年間で50億ドル以上をセキュリティに投資。 チャットや資料共有機能を有している「Cisco Webex Teams」とともに、機密情報を扱う金融業界のセキュリティ指針である「FISC安全対策基準」を満たしている。 実際に、セキュリティに厳しいことで知られる金融機関や自治体でも導入が進んでいるという。 コミュニケーションチャネルを統合して、担当者の負担も軽減 その他、シスコシステムズでは、オフィスの外にいるときでも、スマホやPCなどでオフィスの固定電話番号を受発信できるクラウドPBXサービスのWebex Callingや、チーム間のちょっとしたコミュニケーションを簡単かつ安全に行うことができるWebex Teamsなど、在宅でもオフィスに近い状態で仕事ができるような環境構築を支援するサービスを展開している。 また、必要に応じて、より安定した高品質な会議を実現するWebex Devicesとしてビデオ会議専用端末も提供している。 こういったさまざまなサービスを1社で提供していることで、セキュリティ面でも連携でき、業務上必要なコミュニケーション環境の構築をトータルにサポートすることが可能だ。

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